الوصف الوظيفي

• الدعم الإداري: المساعدة في إدارة العمليات المكتبية من خلال أداء المهام الإدارية المختلفة ، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني وجدولة المواعيد وصيانة اللوازم المكتبية.
• إدارة المستندات: إنشاء المستندات والتقارير والمراسلات وتنسيقها وتدقيقها. الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات دقيقة ومنظمة، مادية ورقمية على حد سواء، لضمان سهولة استرجاع المعلومات.
• إدارة التقويم: تنسيق وإدارة التقويمات وجدولة المواعيد وترتيب الاجتماعات. تأكد من إبلاغ جميع الأطراف ذات الصلة بتفاصيل الاجتماع وأي تغييرات أو إلغاءات.
• الاتصالات والمراسلات: صياغة وتحرير وتوزيع الاتصالات الداخلية والخارجية ، مثل المذكرات والخطابات ورسائل البريد الإلكتروني. الحفاظ على المهنية والسرية في جميع الاتصالات الكتابية والشفوية.
• تنسيق السفر والخدمات اللوجستية: المساعدة في إجراء ترتيبات السفر ، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل. إعداد مسارات الرحلات والتأكد من اتخاذ جميع الترتيبات اللازمة لرحلات العمل والاجتماعات.
• دعم الاجتماع: تقديم الدعم أثناء الاجتماعات ، بما في ذلك تدوين المحاضر وإعداد جداول الأعمال وتنظيم المواد اللازمة. متابعة بنود العمل وضمان الانتهاء منها في الوقت المناسب.
• إدارة قواعد البيانات: تحديث وصيانة قواعد البيانات ، وضمان دقة واكتمال المعلومات. إنشاء التقارير والمساعدة في تحليل البيانات كما هو مطلوب.
• السرية وأمن البيانات: التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى قدر من التقدير. الالتزام بسياسات وإجراءات حماية البيانات للحفاظ على أمن وخصوصية البيانات التنظيمية.
• تعاون الفريق: التعاون والتواصل بفعالية مع الزملاء والفرق عبر المؤسسة لضمان سير العمل السلس والتنسيق الفعال للمهام.
• التعلم المستمر: ابق على اطلاع دائم باتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات والتطورات التكنولوجية المتعلقة بوظائف السكرتارية والإدارية. البحث عن فرص للتطوير المهني والمساهمة بنشاط في النمو الشخصي.

متطلبات الوظيفة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو دراسات السكرتارية أو أي مجال ذي صلة.
   
• مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة.
   
• اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرات التنظيمية.
   
• إجادة استخدام أدوات الإنتاجية المكتبية مثل Microsoft Office Suite (Word و Excel و PowerPoint و Outlook) والبرامج الأخرى ذات الصلة.
   
• القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
   
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والقدرة على العمل بشكل جيد في فريق.
   
• السلوك المهني مع مستوى عال من التقدير والنزاهة.
   
• القدرة على التكيف والرغبة في تعلم مهارات جديدة وتحمل مسؤوليات جديدة.
   
• الخبرة السابقة أو التدريب في دور السكرتارية أو الإدارية هي ميزة إضافية.