وصف الوظيفة

• مساعدة المشرف في جدولة المقابلات لتلبية ميزانية المتجر واحتياجات التوظيف ضمن المدة المحددة؛ وإرسال تقرير الشواغر الأسبوعي إلى قسم التوظيف.
• التأكد من إدخال الإجازات بانتظام في نظام الموارد البشرية واستخراج تقارير الحضور حسب الحاجة.
• التنسيق مع قسم التعويضات والمزايا لفتح حسابات بنكية بهدف تقليل المدفوعات النقدية.
• مساعدة قسم التعويضات والمزايا في إدارة مزايا الشركة مثل التأمين الصحي وقسائم المواليد الجدد، مع ضمان اتباع السياسات والإجراءات بشكل صحيح.
• إرسال طلبات خطابات الموارد البشرية/الخبرة/الحسابات البنكية للموظفين وتسليمها إليهم.
• إدارة جميع إجراءات إنهاء الخدمة والتصاريح ذات الصلة لموظفي المتجر، وإبلاغ قسم التعويضات والمزايا لإصدار التسوية النهائية.
• تسليم نماذج التأمين الاجتماعي إلى مكاتب التأمين المعتمدة في الوقت المناسب، ومتابعة ذلك لضمان عدم وجود أي تأخير في الإضافات/الحذف. إرسال تقرير شهري إلى قسم شؤون الموظفين بجميع النماذج المُسلّمة.
• إجراء مقابلات الخروج مع الموظفين المستقيلين؛ وإرسال النماذج إلى قسم شؤون الموظفين شهريًا لتحليل الأسباب واقتراح الإجراءات التصحيحية للبقاء ضمن نسبة دوران الموظفين المسموح بها. تطبيق الإجراءات التأديبية على المخالفات وفقًا لسياسة الإجراءات التأديبية، وإحالة التحقيقات إلى مشرف الموارد البشرية في الفرع.
• ضمان تجديد عقود الموظفين في الوقت المناسب ووفقًا لقانون العمل؛ وإرسال نسخ التجديد المحدثة إلى قسم شؤون الموظفين لتحديث النظام وملفات الموظفين.
• تقديم المساعدة والتوجيه والتدريب لموظفي المتجر بشأن جميع الشكاوى المُبلغ عنها، وحل النزاعات لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.
• ضمان الوعي بجميع سياسات الشركة وممارساتها وتطبيقها من خلال الاجتماعات الدورية، وتحديث لوحة الإعلانات، وعمليات التفتيش المفاجئة.
• تحسين التواصل والتحفيز والمشاركة على مستوى المتجر باستخدام الأدوات التي يوفرها قسم إدارة المواهب، بما في ذلك اجتماعات المتجر الشهرية، ومكافآت موظف الربع، والاحتفالات الشهرية.
• ضمان حضور الموظفين للتدريبات وبرامج التطوير المقررة بالتنسيق مع قسم إدارة المواهب وسياسة التدريب. ضمان تحديث شاشة الموظف شهريًا. ضمان حضور جميع الموظفين الجدد فيديو التوجيه في غضون أسبوع كحد أقصى من تاريخ انضمامهم.

متطلبات الوظيفة:

شهادة بكالوريوس.

الخبرة: من 0 إلى 1 سنة.

إجادة اللغة الإنجليزية. مستخدم متقدم لبرامج مايكروسوفت أوفيس

Job Description

• Assist supervisor in scheduling interviews to fulfill store budget/hiring needs within allowed hiring time; and send weekly Vacancy Report to Recruitment department.
• Ensure leaves are regularly entered on HR system and extract attendance reports as required.
• Coordinate with C&B department for bank account openings in order to reduce cash payments.
• Assist C&B department in administering company benefits such as medical insurance and new born vouchers ensuring policy and process are correctly followed.
• Send requests for employees HR/Experience/Bank Letters and deliver to employees.
• Administer all end-of-services procedures and the related clearances for store employees and report it to C&B to issue final settlement.
• Deliver social insurance forms to the designated insurance offices in timely manner and follow up to ensure there is no delay in additions/deletions. Send monthly report to Personnel of all forms delivered.
• Conduct exit interviews with resigned employees; send the forms to Personnel department monthly to analyze the reason and propose corrective actions to stay within allowed turnover percentage.
• Apply disciplinary actions for violations in accordance to the Disciplinary Actions Policy and escalate investigations to branch HR Supervisor.
• Ensure renewal of employee contracts is done in timely manner and in accordance to labor law; send updated renewals to Personnel department to update system and employee files.
• Assist, guide and coach store staff on all reported grievances and resolve conflicts to ensure workflow is carried out efficiently and effectively.
• Ensure awareness and implementation of all company policies and practices through periodic meetings, announcements board update and spot checks.
• Improve communication, motivation and engagement at store level using tools provided by Talent Management department including monthly store meetings, employee of quarter rewards, monthly celebrations.
• Ensure employees attend scheduled trainings and development programs in coordination with Talent Management department and Training Policy.
• Ensure Employee’s Screen is updated on a monthly basis.
• Ensure that all new employees attend the orientation video max 1 week after joining.

Job Requirements

• Bachelor’s degree.
• Experience: 0 to 1 years’ experience.
• Excellent English.
• Advanced user of Microsoft Office