غرض الوظيفة: 

يعد مساعد المكتب جزءًا لا يتجزأ من فريق دعم المكتب، حيث يساهم في الكفاءة الشاملة ووظائف مكان العمل. 

يركز هذا الدور على الحفاظ على بيئة منظمة بشكل جيد وتقديم المساعدة الأساسية أثناء الاجتماعات والعمليات المكتبية اليومية.

حساب تعريفي

المسؤوليات/الواجبات 

1.  دعم الاجتماعات:

•  تجهيز الغرفة:

•   إعداد غرف الاجتماعات قبل الاجتماعات المقررة، والتأكد من توافر جميع الإمدادات والمعدات الضرورية.
•   ترتيب أماكن الجلوس ومواد العرض وفقًا لمتطلبات الاجتماع.
•   خدمات المرطبات:
•   توفير أجواء ترحيبية من خلال ترتيب وتقديم المرطبات للاجتماعات.
•   مراقبة وتجديد المرطبات طوال الاجتماع حسب الحاجة.

  تنسيق الاجتماعات:

•  التواصل بشكل فعال مع موظفي المكتب لتأكيد متطلبات الاجتماع والخدمات اللوجستية.

2.  دعم موظفي المكتب:

  مهام متنوعة:

•   الاستجابة السريعة للطلبات غير المتوقعة من موظفي المكتب، مثل تسليم المستندات أو المواد.
•   المساعدة في تنظيم وتنفيذ الفعاليات أو الأنشطة المكتبية الصغيرة الحجم.

  المهام الإدارية:

•   أداء مهام إدارية خفيفة، بما في ذلك تصوير المستندات وترتيب الأوراق.
•   دعم موظفي المكتب في الحفاظ على أماكن عمل منظمة وفعالة.

  التواصل والتعاون:

•   التعاون مع الزملاء لفهم احتياجاتهم وأولوياتهم المباشرة.
•   التواصل بشكل فعال مع موظفي المكتب لضمان سير العمل بسلاسة.

المؤهلات الأساسية والمعرفة والخبرة

المؤهلات: 

•  شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.

المعرفة والخبرة:

•   القدرة المؤكدة على التعامل مع المهام المكتبية المختلفة مع الاهتمام بالتفاصيل.
•   مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
•   مهارات ممتازة في التعامل والتواصل.

السلوكيات والخبرات المرغوبة

•  بيئة مكتب عادية مع مهام خارجية عرضية.

•  المرونة في ساعات العمل بناءً على متطلبات محددة، بما في ذلك العمل الإضافي في بعض الأحيان.