غرض الوظيفة: 

مسؤول الخدمات العامة مسؤول عن ضمان سير العمل اليومي بسلاسة في مرافق المكاتب والخدمات العامة في جميع أنحاء المؤسسة. ويشمل ذلك مهام الاستقبال، وتنسيق صيانة المرافق، والدعم اللوجستي، والتواصل مع الموردين. وبصفته نقطة الاتصال الأولى للزوار والموظفين، يلعب هذا الدور دورًا حيويًا في الحفاظ على بيئة عمل مهنية وآمنة وفعالة. يدعم هذا المسؤول الإدارات الداخلية ويتعاون مع مقدمي الخدمات الخارجيين لضمان أعلى معايير الخدمة واستمرارية العمليات.

المسؤوليات/الواجبات 

عمليات الاستقبال ومكتب الاستقبال

•   استقبال ومساعدة الزوار والموظفين والمتدربين بطريقة مهذبة ومهنية.
•   إدارة كافة استفسارات الزوار المتعلقة بمركز التدريب.
•   التعامل مع استلام وإرسال البريد والطرود البريدية والتسليمات.
•   تنسيق حجز قاعات الاجتماعات والتأكد من تجهيز مرافق مركز التدريب وتجهيزها بشكل جيد.
•   تقديم معلومات عامة ومساعدة للزوار فيما يتعلق بالوصول إلى المبنى والخدمات.

تنسيق المرافق

•   التأكد من أن مركز التدريب يظل نظيفًا ومنظمًا وذو صيانة جيدة في جميع الأوقات.
•   التنسيق مع مقدمي الخدمة فيما يتعلق بالتنظيف الروتيني والصيانة والإبلاغ عن أي مهام إصلاح مطلوبة إلى مدير الخدمات العامة.
•   مراقبة حالة ووظائف معدات المكتب، وتنسيق الصيانة أو الاستبدال في الوقت المناسب عند الحاجة.
•   ضمان توفير إمدادات كافية من المواد الأساسية مثل القرطاسية، ومواد التخزين، ومواد التنظيف.

الدعم اللوجستي والإداري

•   المساعدة في تنظيم الخدمات اللوجستية للفعاليات الداخلية وجلسات التدريب والاجتماعات الرسمية.
•   تقديم الدعم في إعداد وترتيب أثاث المكتب ومعدات التدريب حسب الحاجة.
•   الحفاظ على السجلات والوثائق المحدثة المتعلقة بعمليات المنشأة والأنشطة الإدارية.
•   تقديم الدعم الإداري العام لمدير الخدمات العامة والأقسام الأخرى حسب الحاجة.

الصحة والسلامة والأمن

•   تعزيز الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والطوارئ داخل مركز التدريب.
•   مراقبة إجراءات التحكم في الوصول والمساعدة في تسجيل المتدربين وتسجيل دخولهم.
•   التنسيق مع موظفي الأمن أو إدارة المبنى لمعالجة المخاوف المتعلقة بالسلامة أو الوصول.

تنسيق البائعين ومقدمي الخدمات

•   العمل كحلقة وصل أساسية مع فرق المشتريات ومقدمي الخدمات الخارجيين، بما في ذلك البائعين في مجال التنظيف والتموين والصيانة.
•   دعم إدارة عقود الخدمة، ومراقبة معايير تقديم الخدمة، والمساعدة في حل المشكلات فور ظهورها.

المؤهلات الأساسية والمعرفة والخبرة

المؤهلات: 

•   يشترط الحصول على شهادة الثانوية العامة، ويفضل الحصول على دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال، أو الضيافة، أو مجال ذي صلة.
•   اللغة الإنجليزية جيدة، والفرنسية تعتبر ميزة إضافية.

معرفة: 

• مهارات شخصية قوية والقدرة على الحفاظ على الاحترافية مع كافة أصحاب المصلحة.
•   منظم بشكل جيد، قادر على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.
•   المعرفة بإجراءات المكتب، وإرشادات السلامة، ودعم المرافق الأساسية.
•   إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، أوت لوك).
•   التركيز على خدمة العملاء مع آداب الهاتف الممتازة.

خبرة: 

•   0 – 2 سنة خبرة في الإدارة أو الاستقبال أو خدمة العملاء أو أدوار دعم المرافق.
•   الخبرة في المؤسسات التدريبية أو التعليمية تعتبر ميزة إضافية.

السلوكيات والخبرات المرغوبة

•   موقف دافئ وترحيبي وتوجه قوي لخدمة العملاء.
•   يتواصل بوضوح وأدب واحترافية سواء شخصيًا أو عبر الهاتف.
•   يحافظ على مظهر أنيق ومهندم ومهني.
•   إظهار المبادرة والموثوقية والالتزام بالمواعيد في جميع المهام.
•   القدرة على تحديد الأولويات والقيام بمهام متعددة مع الحفاظ على الهدوء تحت الضغط.
•   يتمتع بالحكمة والثقة في التعامل مع المعلومات السرية وموارد الشركة.
•   يهتم بالتفاصيل ويفتخر بتقديم خدمة دقيقة وعالية الجودة.
•   يساهم بشكل فعال في ثقافة مكان العمل الإيجابية والمحترمة.
•   يظهر إحساسًا بالملكية والالتزام بالحفاظ على بيئة العمل وتقديمها.