المسؤوليات الرئيسية:

أولاً: الاستقبال وعلاقات العملاء

• إدارة مكتب الاستقبال:  العمل كنقطة اتصال رئيسية، واستقبال العملاء والضيوف والمرشحين والترحيب بهم بطريقة مهنية وودية.
• إدارة الاتصالات:  إدارة خط الهاتف الرئيسي وصندوق البريد الوارد للشركة، وفرز وتوجيه المكالمات/رسائل البريد الإلكتروني إلى المستشار أو القسم المناسب على الفور.
• تنسيق الاجتماعات:  جدولة وتجهيز وإدارة غرف المؤتمرات لاجتماعات العملاء والجلسات الداخلية، والتأكد من جاهزية جميع التقنيات والمواد اللازمة.
• البريد والخدمات اللوجستية:  استلام وفرز وتوزيع البريد والطرود والتسليمات اليومية. تنسيق خدمات البريد السريع والشحن حسب الحاجة.

ثانياً: إدارة الخدمات اللوجستية للسفر والتأشيرات (مع التركيز على الترتيبات)

• حجز تذاكر الطيران:  حجز وإصدار تذاكر الطيران للسفر الداخلي والدولي باستخدام منصة الحجز المفضلة للشركة أو وكالة السفر، مما يضمن اختيار المسارات الأكثر فعالية من حيث التكلفة والكفاءة.
• ترتيبات الرحلات المعقدة:  تنسيق الخدمات اللوجستية الشاملة للسفر لفرق الاستشارات والقيادة، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل البرية، وإنشاء مسارات مفصلة لكل رحلة.
• جدولة التأشيرات والوثائق:  تسهيل جدولة مواعيد التأشيرات في السفارات/القنصليات. تنظيم وإعداد وتجميع جميع الوثائق الداعمة اللازمة (مثل خطابات الدعوة، ونماذج الطلبات، ونسخ جوازات السفر) لطلبات تأشيرات الأعمال.
• الامتثال والسجلات:  التأكد من أن جميع الحجوزات ووثائق التأشيرة تتوافق مع سياسات السفر الداخلية والاحتفاظ بسجل دقيق وسري لوثائق سفر الاستشاريين (مثل جوازات السفر وتواريخ انتهاء صلاحية التأشيرات).
• جهة الاتصال في حالات الطوارئ:  العمل كنقطة اتصال للمستشارين الذين يواجهون تأخيرات أو مشاكل في السفر، والمساعدة في إعادة الحجز الفوري أو حل المشكلات حسب الحاجة.

ثالثاً: الدعم الإداري والتشغيلي

• إدارة التقويم:  مساعدة كبار الاستشاريين والقيادة في جدولة المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إدارة المستندات:  المساعدة في إعداد وتنسيق وتدقيق وتجليد التقارير والمقترحات والعروض التقديمية السرية للعملاء.
• إدارة مخزون المكتب:  الحفاظ على لوازم المكتب ومخزون غرفة الاستراحة والقرطاسية وإدارتها، وتقديم الطلبات وإدارة علاقات الموردين بكفاءة.
• حفظ الملفات وإدخال البيانات:  الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الرقمية والمادية المنظمة لعقود العملاء وفواتير الموردين والوثائق الداخلية.
• تقارير المصروفات:  المساعدة في تجميع وتقديم تقارير المصروفات للفريق، مع ضمان الالتزام بسياسة الشركة.

رابعاً: حضور الموظفين والتزامهم

• مراقبة الحضور:  مراقبة وتتبع حضور الموظفين اليومي، بما في ذلك تسجيل الدخول والخروج، باستخدام نظام تتبع الوقت المخصص (مثل تسجيل الدخول الإلكتروني أو البرامج).
• الإبلاغ عن الغياب:  الاحتفاظ بسجلات دقيقة للغيابات المخطط لها وغير المخطط لها (الإجازة، الإجازة المرضية) والإبلاغ عن أي اختلافات أو مشاكل مزمنة لمدير المكتب.
• دعم سجلات الدوام:  مساعدة أعضاء الفريق في الاستفسارات المتعلقة بتقديم سجلات دوامهم والتأكد من تخصيص جميع الساعات بشكل صحيح.

المؤهلات المطلوبة للوظيفة:

• خبرة مثبتة من 0 إلى 3 سنوات في دور إداري
• مهارات قوية في استخدام الهاتف والتواصل
• إتقان اللغة الإنجليزية
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس [إكسل، وورد، وأوتلوك…]
• قدرات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل
• القدرة على العمل بفعالية سواء بشكل مستقل أو كجزء من فريق