الوصف الوظيفي

يتبع إدارياً لـ:

مدير المكتب

• الدعم التنفيذي والإداري
• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي للعمليات، واجتماعاته، وترتيبات سفره.
• إعداد جداول الأعمال، والعروض التقديمية، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات.
• فرز المكالمات، ورسائل البريد الإلكتروني، والمراسلات، وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي للعمليات وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بسرية تامة.

الدعم التشغيلي والتنسيقي

• متابعة المبادرات التشغيلية، وبنود العمل، والمواعيد النهائية بين الأقسام.
• تنسيق الاجتماعات مع كبار القادة ومتابعة بنود العمل.
• دعم إعداد المراجعات التشغيلية، ولوحات المعلومات، وتقارير الأداء.
• المساعدة في مواءمة أولويات الرئيس التنفيذي للعمليات مع أهداف العمل.

التوثيق وإعداد التقارير

• حفظ السجلات، والملفات، والوثائق التشغيلية بشكل منظم.
• إعداد الملخصات، ومذكرات الإحاطة، والتقارير التنفيذية. دعم توثيق السياسات وتحديث العمليات حسب الحاجة.
• إدارة أصحاب المصلحة والتواصل
• التواصل مع رؤساء الأقسام لجمع التحديثات والبيانات.
• دعم الاتصالات الداخلية المتعلقة بمبادرات الرئيس التنفيذي للعمليات.
• المساعدة في تنظيم اجتماعات الإدارة العليا وورش العمل والفعاليات الخارجية.

متطلبات الوظيفة:

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة من سنة إلى أربع سنوات كمساعد تنفيذي أو في منصب إداري رفيع.
• خبرة في دعم المديرين التنفيذيين (يفضل الرئيس التنفيذي للعمليات أو الرئيس التنفيذي).
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وإدارة أصحاب المصلحة.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، وأوتلوك).

Job Description

Reporting To:

Office Manager

Executive & Administrative Support

• Manage the COO’s calendar, meetings, and travel arrangements.
• Prepare agendas, presentations, reports, and meeting minutes.
• Screen calls, emails, and correspondence, ensuring timely follow-up.
• Act as a point of contact between the COO and internal/external stakeholders.
• Handle confidential and sensitive information with discretion.

Operational & Coordination Support

• Track operational initiatives, action items, and deadlines across departments.
• Coordinate meetings with senior leaders and follow up on action points.
• Support preparation of operational reviews, dashboards, and performance reports.
• Assist in aligning COO priorities with business objectives.

Documentation & Reporting

• Maintain organized records, files, and operational documents.
• Prepare summaries, briefing notes, and executive reports.
• Support policy documentation and process updates as required.

Stakeholder & Communication Management

• Liaise with department heads to gather updates and data.
• Support internal communications related to COO initiatives.
• Assist in organizing executive meetings, workshops, and off-sites.

Job Requirements

• Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or a related field.
• 1- 4 years of experience as an Executive Assistant or Senior Administrative Role.
• Experience supporting C-level executives (preferably COO or CEO).
• Excellent organizational and time-management skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Strong interpersonal and stakeholder management skills.
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, & Outlook).