تُعد شركة جلفار (Julphar) واحدة من كبرى شركات تصنيع الأدوية الرائدة في منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا، حيث تلتزم بتقديم حلول علاجية مبتكرة وعالية الجودة. وفي إطار سعي الشركة لضمان سير العمل الداخلي بكفاءة وفعالية، تعلن الإدارة عن فتح باب التقديم لوظيفة أخصائي موارد بشرية وإدارة مكتب (HR & Office Admin Specialist). تمثل هذه الوظيفة فرصة ممتازة للكوادر الإدارية الشابة للقيام بدور مزدوج وحيوي يجمع بين إدارة دورة حياة الموظفين (من تعيين وحضور وانصراف) وبين تقديم الدعم الإداري الكامل للمكتب ومساعدة المدير العام، مما يضمن بيئة عمل منظمة ومنتجة تواكب تطلعات الشركة.

تفاصيل ومميزات الوظيفة (Job Details):

• جهة العمل: شركة جلفار للأدوية (Julphar).
• المسمى الوظيفي: أخصائي موارد بشرية وإدارة مكتب (HR & Office Admin Specialist).
• القطاع المستهدف: الموارد البشرية والإدارة (HR & Administration).
• الهدف من الوظيفة: دمج العمليات الإدارية اليومية مع مهام الموارد البشرية لضمان كفاءة المكتب، وإدارة الفعاليات، وتقديم الدعم المباشر للمدير العام والإدارة العليا.

المهام والمسئوليات الوظيفية (Key Responsibilities):

سيتولى الأخصائي إدارة العمليات الإدارية والموارد البشرية من خلال المهام الدقيقة الآتية:

• الدعم الإداري: أداء المهام الإدارية العامة مثل ترتيب والإشراف على جداول الاجتماعات وجداول الأعمال (meeting schedules and agendas).
• إدارة الفعاليات: المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة مثل التدريب، والاجتماعات السنوية والدورية (annual & cycle meetings).
• ترتيبات السفر: تنسيق ترتيبات السفر لموظفي المكتب الرئيسي (travel arrangements).
• عمليات التوظيف: التعامل مع عمليات التوظيف والتعيين ومتابعتها (recruitment and hiring processes).
• الامتثال واللوائح: تطبيق وفرض قواعد ولوائح الشركة في مكان العمل.
• شئون العاملين: متابعة وإعداد كشوف الحضور والغياب والإجازات (attendance and leave sheets).
• إدارة المرافق: الإشراف على نظافة المكتب (office hygiene).
• الإشراف الخارجي: الإشراف على العمل خارج المكتب للسائق والموظفين الآخرين.
• المهام الإضافية: أداء الواجبات الأخرى التي يكلفه بها المدير العام (GM).

شروط التقديم والمتطلبات (Qualifications & Competencies):

تستهدف شركة جلفار الكوادر الإدارية المحترفة والمنظمة للغاية التي تستوفي الشروط الآتية:

• المؤهل الدراسي: الحصول على درجة جامعية و/أو مؤهل في السكرتارية (University degree and/or secretarial qualification).
• الخبرة العملية: * التمتع بخبرة جيدة في إدارة أصحاب المصلحة (Stakeholder management).
  • تُعد الخبرة في مهام السكرتارية/الإدارة ومساعدة الإدارة العليا التنفيذية (C-suite level) ميزة إضافية قوية.
• المهارات اللغوية: إجادة ممتازة للغتين الإنجليزية والعربية (تحدثاً وكتابة) كشرط إلزامي وأساسي (mandatory).
• المهارات التقنية: معرفة متوسطة إلى متقدمة بحزمة مايكروسوفت أوفيس (Microsoft Office packages).
• المهارات الشخصية والمهنية (Personal Skills):
  • محترف، متحفز، ومنظم للغاية.
  • مُتواصل فعال، يمتلك مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد الأولويات.
  • القدرة على تحمل المسئولية والمبادرة مع امتلاك مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار.
  • القدرة على إدارة مهام متعددة (multiple assignments)، وتحديد الأولويات، والتكيف مع الظروف المتغيرة.
  • التمتع بصفات: القيادة، التحفيز الذاتي، العمل الجماعي، التفكير النقدي، التوجه نحو النتائج، وعقلية النمو (Growth Mindset).

نصيحة ذهبية من Egyincs للقبول في وظيفة (HR & Office Admin Specialist):

هذه الوظيفة تُعد “رمانة الميزان” لأي فرع شركة؛ لأنها تجمع بين “شئون العاملين” (HR) وبين “السكرتارية التنفيذية” (Executive Admin). الإعلان يذكر صراحة أنك ستتلقى التكليفات من المدير العام (GM) وأن امتلاك خبرة مع الإدارة العليا (C-suite) يُعد ميزة كبرى. نصيحتنا الذهبية لك: في المقابلة الشخصية، أثبت لمديرك قدرتك الفائقة على “تعدد المهام” (Multitasking) والموازنة بين الحفاظ على سرية ملفات الموظفين (رواتب، إجازات، توظيف) وبين ترتيب حجوزات الطيران وتنسيق اجتماعات الإدارة بمهارة. يجب أن تُظهر إجادتك التامة لبرامج المايكروسوفت (خاصة Excel و Outlook) لإدارة الجداول، وأنك شخص “مبادر” يمكن الاعتماد عليه كلياً في إدارة المكتب نيابة عن الإدارة لضمان سير العمل بانسيابية واحترافية!