إدارة نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS):

• •  الحفاظ على ملفات الموظفين وتحديثها (الرقمية والمادية على حد سواء)، وضمان الالتزام الصارم بخصوصية البيانات والتأكد من جاهزيتها لأي عمليات تدقيق داخلية أو خارجية.
• •  ضمان سلامة البيانات داخل أنظمة وقواعد بيانات الموارد البشرية الداخلية، مما يسهل إعداد التقارير في الوقت المناسب وبدقة.
• •  إدارة وتتبع جميع طلبات إجازات الموظفين وسجلاتها بدقة، وضمان تحديث الأرصدة الحالية والالتزام الكامل بسياسات الشركة.

إدارة عقود العمل:

• •  المساعدة في إنشاء عقد العمل باستخدام القوالب المعتمدة، والتأكد من دقة جميع الشروط (الراتب، المسمى الوظيفي، تاريخ البدء، فترة الاختبار).
• •  مراقبة تقرير “انتهاء العقد” بانتظام لتحديد العقود التي ستنتهي في الربع القادم والتواصل مع رؤساء الأقسام لتأكيد تجديد العقود.
• •  صياغة “الملاحق” أو التعديلات عندما يحصل الموظف على ترقية أو زيادة في الراتب أو تغيير في نطاق العمل خلال فترة عمله.

إدارة الموارد البشرية ودعم الرواتب:

• •  المساعدة بشكل استباقي في دورة حياة إعداد الموظفين الجدد، بما في ذلك جمع والتحقق من وثائق التوظيف اللازمة وتوزيع الوثائق والسياسات التنظيمية الأساسية.
• •  الرد على استفسارات الموظفين الجدد وضمان انتقالهم الناجح إلى الشركة.
• •  المساعدة في عملية إنهاء خدمة الموظفين الشاملة، والتي تتضمن التنسيق مع الإدارات ذات الصلة لاستعادة الأصول وإنهاء الوصول إلى النظام.
• •  التعاون مع فريق الرواتب لوضع اللمسات الأخيرة على المزايا والمدفوعات وضمان معالجة وثائق التخليص النهائي في الوقت المناسب.
• •  المساعدة في عملية جمع متغيرات كشوف المرتبات الشهرية (مثل الموظفين الجدد، والمغادرين، واستخدام الإجازات، والمكافآت، والاستقطاعات) لضمان تعويض الموظفين في الوقت المناسب وبدقة.

العلاقات مع الموظفين والامتثال القانوني:

• •  العمل كجهة اتصال رئيسية لاستفسارات الموظفين، وتقديم استشارات دقيقة بشأن سياسات الموارد البشرية، والمبادئ التوجيهية الإجرائية، وتشريعات العمل ذات الصلة.
• •  التعامل مع كل من بوابة الموارد البشرية والاستفسارات الهاتفية وحل المسائل العامة المتعلقة بالموارد البشرية.
• •  العمل كممثل موارد بشرية معين في مواقع الشركة المختلفة (مثل المكتب الرئيسي، والمستودع، وخطوط L3 وLRT)، وضمان تقديم دعم عالي الجودة للموارد البشرية بشكل متسق في جميع المواقع.
• •  المساعدة في إجراء التحقيقات الداخلية في مكان العمل وتنفيذ الإجراءات التأديبية بما يتوافق تمامًا مع قانون العمل والسياسة الداخلية.
• •  سجل جميع الإجراءات التأديبية المتخذة ضد الموظفين في سجل العقوبات لضمان دقة تاريخ الموظفين.
• •  تنسيق معالجة وتقديم نموذج التأمين الاجتماعي رقم 1 للتسجيلات الجديدة والنموذج رقم 6 لإنهاءات التأمين في الوقت المناسب لضمان الامتثال الكامل للوائح التنظيمية.

مسؤوليات السلامة:

• •  تعزيز ثقافة السلامة الإيجابية داخل مكان العمل وحضور أي اجتماعات أو جلسات إحاطة متعلقة بالسلامة حسب ما هو مطلوب في إطار الوظيفة.
• •  الامتثال لمتطلبات سياسة إدارة السلامة والصحة المهنية والبيئية والجودة (RQHSE) الخاصة بشركة RDMC.
• •  تذكر أن السلامة والأمن وحماية البيئة مسؤولية الجميع. جميع الموظفين مسؤولون عن الإبلاغ عن أي انتهاكات تتعلق بالسلامة أو الأمن أو البيئة والتدخل فيها.

HR Information System (HRIS) Management:

• • Maintain and update employee personnel files (both digital and physical), ensuring strict adherence to data privacy and ensuring that they are ready for any internal or external audits.
• • Guarantee data integrity within internal HR systems and databases, facilitating timely and accurate reporting.
• • Administer and accurately track all employee leave requests and records, ensuring current balance updates and full adherence to company policies.

Employment Contract Management:

• • Assist in the employment contract creation using approved templates, ensuring all terms (salary, job title, start date, probation period) are accurate.
• • Monitor the “Contract Expiry” report regularly to identify which contracts are ending in the coming quarter and reach out to department heads to confirm contracts renewal.
• • Draft “annexes” or amendments when an employee receives a promotion, salary increase or change in job scope during their tenure.

HR Administration and Payroll Support:

• • Proactively assist in the new-hire onboarding lifecycle, including collecting and verifying necessary hiring documents and the distribution of essential organizational documents and policies.
• • Respond to new employees’ queries and ensure a successful transition into the company.
• • Assist in the comprehensive employee offboarding process, which involves coordinating with relevant departments for asset retrieval and system access termination.
• • Collaborate with Payroll team to finalize benefits & pay and ensure the timely processing of final clearance documentation.
• • Assist in the collection process of the monthly payroll variables (e.g., new hires, leavers, leave utilization, bonuses, and deductions) ensuring timely and accurate employee compensation.

Employee Relations and Legal Compliance:

• • Serve as a primary contact for employee inquiries, providing accurate consultation on HR policies, procedural guidelines, and relevant employment legislation.
• • Handle both HR portal, phone inquiries and resolve general HR-related matters.
• • Act as a designated HR Representative across various company locations (e.g., Head Office, Depot, L3 and LRT Lines), ensuring consistent delivery of high-quality HR support across all sites.
• • Assist in conducting internal workplace investigations and implementing disciplinary actions in full compliance with both the labor law and the internal policy.
• • Record all disciplinary actions taken against employees in the Penalty log ensuring accurate employees’ history.
• • Coordinate the timely processing and submission of Social Insurance Form 1 for new enrollments and Form 6 for terminations to ensure full regulatory compliance.

Safety Responsibilities:

• • Promote a positive safety culture within the workplace and attend any safety-related meetings or briefings as required within the job role.
• • Comply with the requirements of RDMC RQHSE Policy and Safety Management System.
• • Be mindful that Safety, Security, and Environmental protection are everyone’s responsibility. All staff members are accountable for reporting and intervening in any Safety, Security, or Environmental violations.