تُعلن مجموعة طلعت مصطفى، المطور العقاري الأبرز وأحد أكبر الكيانات الاقتصادية في مصر والشرق الأوسط، عن توفر فرصة عمل إدارية متميزة بمسمى “سكرتير تنفيذي” (Executive Secretary) للعمل بفرع المجموعة في محافظة الجيزة.

تُمثل هذه الوظيفة فرصة استثنائية للكوادر الإدارية الشابة للانضمام إلى بيئة عمل احترافية وراقية. يرتكز هذا الدور الحيوي على تقديم دعم إداري وتنظيمي شامل للإدارة العليا، وإدارة العمليات المكتبية بكفاءة، وضمان سير العمل اليومي بسلاسة تامة تعكس الصورة المؤسسية المشرفة للمجموعة.

المهام والمسؤوليات الأساسية (Job Description)

لضمان تقديم أعلى مستويات الدعم الإداري، تم تصنيف المهام المطلوبة لهذه الوظيفة إلى المحاور التالية:

• تنسيق الاجتماعات (Meeting Coordination): جدولة الاجتماعات، تجهيز الوثائق اللازمة (مثل جداول الأعمال، العروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات)، وحجز قاعات الاجتماعات مع تنسيق كافة الترتيبات اللوجستية للأطراف الداخلية والخارجية.
• ترتيبات السفر (Travel Arrangements): التنظيم والتنسيق الكامل لرحلات العمل المحلية والدولية، بما يشمل حجز تذاكر الطيران، الإقامة، وتأجير السيارات، بالإضافة إلى إعداد تقارير المصروفات ونماذج طلبات السفر.
• إدارة الوثائق والأرشفة (Documentation and Filing): إنشاء والحفاظ على نظام أرشفة منظم وآمن (للملفات الورقية والإلكترونية) يضمن سرية المعلومات وسهولة استرجاعها.
• إدارة العمليات المكتبية (Office Operations): ضمان سير العمل اليومي للمكتب بسلاسة، استقبال الزوار والترحيب بهم بمهنية، وإدارة وتوفير المستلزمات والأدوات المكتبية.

شروط القبول ومواصفات المتقدم (Job Requirements)

• الخلفية الأكاديمية: الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال (Business Administration) أو أي درجة إدارية معادلة. (تُعطى أفضلية للمتقدمين ذوي الخلفية أو المعرفة المالية).
• سجل الخبرة: يُشترط وجود خبرة سابقة تتراوح من (سنة إلى 4 سنوات) في المجال الإداري أو السكرتارية.
• المظهر والاحترافية (Professionalism & Appearance): الالتزام التام بمعايير المظهر المهني اللائق (Business-appropriate appearance) وفقاً لقواعد الزي الخاصة بالشركة، وامتلاك مهارات تواصل شفهية وكتابية احترافية جداً.
• المهارات التقنية (شرط أساسي): إجادة ممتازة لاستخدام كافة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Excellent MS office applications).
• طبيعة العمل: العمل بنظام الدوام الكامل من مقر الشركة (Full-time / On-site).

المزايا الوظيفية (Benefits)

• الراتب: يُحدد بناءً على الخبرة والكفاءة أثناء المقابلة الشخصية (غير معلن – Confidential).
• العمل داخل كيان مؤسسي ضخم يضيف قيمة كبيرة جداً للسيرة الذاتية ويوفر بيئة عمل راقية ومستقرة.

نصائح ذهبية لاجتياز المقابلة (دليل السكرتارية التنفيذية للكيانات الكبرى)

• الاحترافية والمظهر (Professional Image): في وظيفة السكرتير التنفيذي لشركة بحجم TMG، أنت تمثل “واجهة الإدارة”. سيولي المحاور اهتماماً بالغاً بمظهرك الرسمي (Formal attire)، طريقة حديثك الهادئة، ولباقة ردودك. الانطباع الأول في هذه الوظيفة يمثل جزءاً كبيراً من قرار القبول.
• السرية التامة (Confidentiality): السكرتير التنفيذي يطلع على أدق أسرار الشركة وقرارات الإدارة العليا. استعد لسؤال مثل: “كيف تتصرف إذا طلب منك زميل معلومة عن اجتماع مغلق؟”. إجابتك يجب أن تكون حاسمة في رفض مشاركة أي معلومة، والتأكيد على ولائك الكامل لأخلاقيات المهنة وسرية العمل.
• المهارة التنظيمية وإدارة الأولويات (Time Management): ستُسأل عن كيفية تصرفك إذا تداخل موعدا اجتماعين مهمين للمدير، أو حدث تغيير مفاجئ في رحلة طيران. أظهر قدرتك على “إدارة الأزمات المصغرة” بهدوء، وكيف تستخدم التقويم (Calendar) وبرامج الأوفيس لإعادة جدولة المهام وترتيبها حسب “الأهمية والاستعجال”.