الوصف الوظيفي

• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
• تنظيم المواعيد وتحديد مواعيدها
• التخطيط للاجتماعات وتدوين محاضر مفصلة
• كتابة وتوزيع رسائل البريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والرسائل والفاكسات والنماذج
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• تطوير نظام الملفات وصيانته
• تحديث سياسات وإجراءات المكتب وصيانتها
• طلب اللوازم المكتبية والبحث عن صفقات وموردين جدد
• الحفاظ على قوائم جهات الاتصال
• حجز ترتيبات السفر
• تقديم تقارير النفقات ومطابقتها
• توفير الدعم العام للزوار
• العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
• التواصل مع المساعدين التنفيذيين وكبار الإداريين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين

متطلبات الوظيفة

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مساعد افتراضي أو مساعد إداري مكتبي
• معرفة أنظمة وإجراءات إدارة المكتب
• المعرفة العملية بمعدات المكتب، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس
• إتقان MS Office (MS Excel وMS PowerPoint، على وجه الخصوص)
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تحديد أولويات العمل
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
• اتصالات كتابية وشفوية ممتازة المهارات
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على أداء مهام متعددة
• شهادة الثانوية العامة: سيكون الحصول على مؤهل إضافي كمساعد إداري أو سكرتيرة ميزة إضافية