المسئوليات الرئيسية

• يشارك في الاجتماعات التي تعقدها الإدارة لمراجعة سياسات القسم والمنظمة.
• يساعد في التخطيط والتحضير للاجتماعات والمؤتمرات والمكالمات الهاتفية للمؤتمرات وحفظ واسترجاع المستندات والسجلات والتقارير الخاصة بالشركة بالإضافة إلى الحفاظ على نظام الملفات العام وحفظ جميع المراسلات
• إعداد جداول الأعمال واتخاذ الترتيبات اللازمة لاجتماعات اللجنة والمجلس والاجتماعات الأخرى، وتجميع وتوزيع محاضر الاجتماعات.
• توفير الدعم في مجال معالجة الكلمات والأعمال الكتابية، وكتابة المستندات السرية على نظام معالجة الكلمات.
• يقوم بقراءة وتحليل المذكرات والمراسلات والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها وإعداد الردود على المراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.
• يحافظ على جداول رئيس القسم ورئيس المبنى، بالإضافة إلى إعداد الفواتير والتقارير والمذكرات والرسائل والقوائم المالية وغيرها من المستندات، باستخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات و/أو العروض التقديمية.
• مراجعة ممارسات وإجراءات التشغيل لتحديد ما إذا كان من الممكن إجراء تحسينات في مجالات مثل سير العمل وإجراءات إعداد التقارير.
• يقوم بتجميع واستيعاب وإعداد المستندات السرية والحساسة، ويقدم إحاطة إلى المسؤول أو المدير التنفيذي فيما يتعلق بالمحتوى.
• يقوم بتنسيق ومساعدة جدول المحترفين أو الإداريين في تنظيم الأحداث والجلسات والمؤتمرات، ويوصي بالإجراءات التي يجب تنفيذها لتغطية نفقات مكان العمل مثل الإمدادات والأجهزة والاحتياجات المكتبية.
• استلام فواتير الموردين ومراجعتها مع الأعمال ذات الصلة من الجانب المالي.
• إعداد جميع الوثائق المالية اللازمة لعملية الدفع ومتابعة الدفع مع قسم المالية.
• مراقبة أداء المقاولين في الوقت المحدد وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية، وإعداد العروض التقديمية ذات الصلة بأدائهم.

وأي مهام أخرى تم تكليفها

المؤهلات المطلوبة:

• مراقب المستندات: 1-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
• مراقب المستندات الرئيسي: 3+ سنوات من الخبرة ذات الصلة
• الخبرة السابقة في مجال المشتريات تعتبر ميزة

المؤهلات التعليمية:

• درجة جامعية/كلية

المهارات الخاصة بالوظيفة:

• معرفة منهجيات الشراء
• مهارات جيدة في التعامل مع العملاء