يتضمن وصف الوظيفة، وليس مقتصرًا على

المسؤوليات والواجبات الأساسية، ويمكن أن تختلف الواجبات المحددة، ولكنها تقع عمومًا في هذه المجالات الرئيسية:

 إدارة شؤون الموظفين والامتثال

• صيانة سجلات الموظفين: تنظيم وتحديث كل من الملفات المطبوعة والإلكترونية للموظفين (نظام معلومات الموارد البشرية/قواعد البيانات)، والتأكد من وجود جميع المستندات المطلوبة ودقتها وتحديثها.
• الامتثال الحكومي: التعامل مع المستندات والإجراءات اللازمة المتعلقة بالسلطات الحكومية، مثل مكاتب العمل وإدارة التأمينات الاجتماعية/المزايا (على سبيل المثال، تقديم النماذج للموظفين الجدد أو التغييرات أو الإنهاءات).
• الحضور والإجازات: تتبع وإدارة سجلات حضور وانصراف الموظفين، ومعالجة طلبات الإجازات (الإجازة، والإجازة المرضية، وما إلى ذلك)، ومراقبة الامتثال لسياسة الشركة وقانون العمل.
• دعم السياسات: الرد على استفسارات الموظفين الأساسية فيما يتعلق بسياسات الشركة وإجراءاتها ومزاياها

المساعدة في التوظيف والتوجيه.

• دعم عملية التوظيف: المساعدة في المهام الإدارية لعملية التوظيف، والتي قد تشمل نشر الوظائف الشاغرة، وجدولة المقابلات، وإجراء عمليات التحقق من المراجع.
• التوجيه: إعداد عقود التوظيف الجديدة والوثائق اللازمة والمساعدة في إجراء جلسات التوجيه لضمان التكامل السلس في الشركة.

دعم الرواتب والمزايا

• إدخال البيانات: معالجة تغييرات حالة الموظف (الترقيات والنقل والإنهاءات) وتقديم الوثائق اللازمة لقسم الرواتب.
• إدارة المزايا: المساعدة في التسجيل والتغييرات والإدارة الأساسية لمزايا الموظفين، مثل التأمين الصحي أو التأمين على الحياة.

المتطلبات النموذجية

المؤهلات والمهارات الأساسية

• التعليم: درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: غالبًا ما تكون من 1 إلى 2 سنة من الخبرة في دور دعم الموارد البشرية أو شؤون الموظفين أو الدعم الإداري.
• الكفاءة التقنية: إجادة تامة لبرامج مايكروسوفت أوفيس (وخاصةً إكسل وورد). تُعدّ المعرفة بأنظمة معلومات الموارد البشرية ميزة إضافية.

المهارات الأساسية

• الاهتمام بالتفاصيل: نهج دقيق لإدخال البيانات، وحفظ السجلات، وإدارة المستندات لضمان الامتثال القانوني والدقة.
• التواصل: مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي للتفاعل مع الموظفين والإدارة والوكالات الخارجية.
• المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة الأولويات المتعددة والمستندات والمواعيد النهائية بكفاءة.
• السرية: إثبات القدرة على التعامل مع معلومات الموظفين الحساسة والسرية بحذر ونزاهة.
• قاعدة المعرفة: فهم أساسي لقوانين العمل المحلية وإجراءات الموارد البشرية/الموظفين.