السكرتارية والإدارة المكتبية هي الدينامو المحرك لأي بيئة عمل ناجحة؛ فهي التي تضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وتنظيم. وفي هذا الإطار، تعلن شركة EGEC عن فتح باب التعيين لوظيفة سكرتير / سكرتيرة (Secretary) للعمل بمقرها في الهرم – محافظة الجيزة. يمثل هذا الدور الواجهة الاحترافية للشركة والقلب النابض للمكتب، حيث ستتولى مسئولية تقديم الدعم الإداري الشامل، إدارة الجداول والمواعيد بدقة، والتعامل مع المراسلات الرسمية، مما يجعلك عنصراً أساسياً لا غنى عنه في الحفاظ على كفاءة واحترافية العمل اليومي.

تفاصيل ومميزات الوظيفة (Job Details):

• جهة العمل: شركة EGEC.
• مقر ونظام العمل: الهرم، محافظة الجيزة (Haram, Giza) – العمل من المقر (On-site).
• المسمى الوظيفي: سكرتارية (Secretary).
• مستوى وسنين الخبرة: مستوى مبتدئ (Entry Level) – خبرة تتراوح من (1 إلى 3) سنوات.
• نوع التعاقد: دوام كامل (Full Time).
• القطاع المستهدف: الإدارة (Administration)، السكرتارية، وإدارة المكاتب.

المهام والمسئوليات الوظيفية (Job Description):

سيتولى مسئول السكرتارية إدارة العمليات المكتبية بكفاءة من خلال المهام الدقيقة الآتية:

• الدعم الإداري: تقديم دعم إداري ومكتبي شامل (Administrative support) لضمان سير العمل بفعالية.
• إدارة المواعيد: تنظيم وإدارة الجداول الزمنية، تنسيق الاجتماعات، وترتيب المواعيد (Schedules and appointments) بدقة واحترافية.
• إدارة المراسلات: استقبال والتعامل مع كافة المراسلات الرسمية والاتصالات (Correspondence and communications) وتوجيهها للجهات المعنية.
• إدارة السجلات: إنشاء، صيانة، وتحديث السجلات والملفات (Records and files) الورقية والإلكترونية لسهولة استرجاع المعلومات.
• المهام المتنوعة: أداء مهام إدارية ومكتبية أخرى حسب الحاجة لدعم فرق العمل المختلفة.

شروط التقديم والمتطلبات (Job Requirements):

تستهدف إدارة الشركة الكوادر المنظمة واللبقة التي تستوفي الشروط الآتية:

• المؤهل الدراسي: الحصول على درجة البكالوريوس (Bachelor’s Degree).
• الخبرة العملية: خبرة سابقة تتراوح من (1 إلى 3 سنوات) في أعمال السكرتارية أو الإدارة المكتبية.
• المهارات اللغوية: إجادة تامة (Fluency) للغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
• المهارات والسمات الشخصية والتقنية:
  • إجادة ممتازة لاستخدام برامج (MS Office) وتحديداً برامج الوورد والإكسيل.
  • مهارات تواصل ممتازة (Excellent communication skills).
  • مهارات قوية جداً في التنظيم وإدارة الوقت (Time management) لتحديد الأولويات وإنجاز المهام المتعددة.

نصيحة ذهبية من Egyincs للقبول في وظيفة (Secretary):

وظيفة السكرتارية لم تعد تقتصر على “الرد على الهاتف وتصوير الأوراق”؛ بل هي إدارة متكاملة لوقت وجهد الإدارة! الإعلان هنا اشترط بوضوح (الطلاقة في الإنجليزية) و(إجادة MS Office). نصيحتنا الذهبية لك يا بطل: في المقابلة الشخصية، توقع أن يتم جزء كبير من الحوار باللغة الإنجليزية لاختبار طلاقتك، فكن مستعداً لتقديم نفسك بثقة. ثانياً، أثبت لمديرك أنك “وحش تنظيم”؛ تحدث عن استخدامك لبرنامج (Microsoft Outlook) أو (Google Calendar) في ترتيب مواعيد الاجتماعات وتجنب التعارض بينها، وكيف تقوم بفلترة الإيميلات وتحديد أولوياتها (Prioritization). إظهارك لقدرتك على العمل تحت الضغط بابتسامة، وإدارتك للوقت باحترافية، هو ما سيجعلهم يتمسكون بك فوراً!