نبحث حاليًا عن مساعد إداري منظم ودقيق لتقديم دعم شامل لفريقنا. ستلعب دورًا رئيسيًا في ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة من خلال تولي مختلف المهام الإدارية ودعم موظفينا

المسؤوليات

• تنظيم وحفظ المستندات والسجلات والملفات (بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والخطابات والجداول والنماذج ووثائق المناقصات) ورقيًا و/أو إلكترونيًا، مع ضمان دقتها وسهولة استرجاعها. تأكد من وجود مسار ملف لجميع المستندات للرجوع إليه.
• إعداد التقارير وجداول الأعمال والأوراق الخاصة بالاجتماعات.
• المساعدة في إدخال البيانات وإنشاء التقارير وتجميع المعلومات حسب متطلبات الفريق.
• المساعدة في صياغة وتجميع المواد المقدمة.
• دعم أعضاء الفريق بالمهام المعتمدة على MS Word و PowerPoint و Excel.
• تأكد من أن التقارير والمخرجات تتوافق مع معايير التنسيق.
• الحفاظ على كفاءة المكتب من خلال تنظيم وتنفيذ الأنظمة والإجراءات والسياسات الإدارية.
• مراقبة وصيانة مذكرات الفريق، وتحديد المواعيد والترتيبات لجميع الاجتماعات والمعاينات مع العملاء والمطورين والوكلاء والمالكين والزملاء.
• إعداد رسائل التسويق الإلكتروني المستهدفة بدقة.
• التواصل مع أقسام الحسابات الداخلية والخارجية عند الحاجة لإعداد الفواتير، وإعداد تقارير السفر والنفقات، وغيرها من البنود. والتأكد من التزام الملفات بلوائح التدقيق.
• ترتيب وتنفيذ خدمات البريد والتوصيل.
• الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإدارة المراسلات نيابة عن الفريق.
• التعامل مع الكمبيوتر/قاعدة البيانات (قاعدة بيانات KF، سجل جهات الاتصال، المحور).
• الحفاظ على معلومات الاتصال الصحيحة في البحث عن الأشخاص للقسم.

المهارات والمؤهلات

• خبرة مثبتة لمدة تتراوح من سنة إلى ثلاث سنوات على الأقل كمساعد إداري أو سكرتير أو دور مماثل.
• مهارات ممتازة في التعامل والتواصل.
• قدرات قوية في التنظيم وحل المشكلات.
• القدرة على اتخاذ المبادرة والعمل بشكل استباقي.
• القدرة على العمل خلال فترات العمل الكثيفة.
• الاهتمام بالتفاصيل ومستوى عال من الدقة.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
• لاعب فريق قوي لديه القدرة على بناء العلاقات.
• المرونة والقدرة على التكيف والموقف التعاوني.
• فهم ثقافة الأعمال واللوائح الإقليمية.
• البرامج: برامج مايكروسوفت أوفيس (Excel، PowerPoint، Outlook) إلى مستوى متقن بما في ذلك دمج البريد، مع إتقان متقدم في Microsoft Word.
• المهارات اللغوية: الطلاقة في اللغة الإنجليزية، كتابيا وشفهيا.