فرصة ممتازة للانضمام إلى قطاع الملاحة البحرية واللوجستيات بمحافظة الإسكندرية. تعلن إحدى كبرى الخطوط الملاحية عن توفر وظيفة (مسؤول خدمة عملاء وتوثيق) للعمل بدوام كامل، لإدارة دورة التوثيق الاستيرادي والتصديري وضمان تقديم تجربة استثنائية للعملاء من كبار المصدرين والمستوردين (BCOs).

المهام والمسؤوليات الأساسية (Responsibilities)

ينقسم دور مسؤول التوثيق وخدمة العملاء إلى شقين رئيسيين لضمان سلاسة حركة البضائع:

أولاً: عمليات الاستيراد (Import Operations)

• إشعارات الوصول: إرسال إشعارات وصول السفن والشحنات (Arrival Notifications) للعملاء في الوقت المحدد.
• إدارة المانيفيست: تقديم وتطابق قوائم الشحن (Manifest Submissions) لضمان الامتثال للمتطلبات الجمركية والتنظيمية.
• أذون التسليم: إدارة وإصدار أذون التسليم (Delivery Order – D/O) لتسهيل استلام البضائع من الميناء.
• تتبع الشحنات: التتبع المستمر لحركة البضائع الواردة والتنسيق اليومي مع الملاك الأصليين للبضائع (BCOs).

ثانياً: عمليات التصدير (Export Operations)

• إصدار الحجوزات: إصدار وتأكيد حجوزات الشحن (Bookings) لشحنات التصدير.
• أوامر الشحن: الإفراج عن أوامر الشحن وتأكيدها (Shipping Orders – S/O).
• بوالص الشحن: تجهيز ومشاركة مسودات بوليصة الشحن (B/L Drafts)، متابعة أي تصحيحات مطلوبة من العميل، وتسليم الأصول النهائية (Final Originals).
• جداول السفن: تنسيق ومشاركة جداول إبحار السفن (Vessel Schedules) أسبوعياً مع العملاء والفرق الداخلية، وتتبع الشحنات الصادرة (Outbound).

المؤهلات والشروط المطلوبة (Qualifications)

تستهدف الشركة الكوادر الإدارية الدقيقة التي تمتلك خبرة فعلية في المجال الملاحي، وفقاً للآتي:

• الخبرة العملية: من 1 إلى 2 سنة من الخبرة في خدمة العملاء، ويُشترط أن تكون هذه الخبرة داخل “الخطوط الملاحية” (Shipping Lines).
• المعرفة الفنية: فهم قوي وإلمام تام بإجراءات الاستيراد والتصدير، وتحديداً المستندات الملاحية الأساسية (Bookings, B/L, S/O & D/O).
• مقر العمل: أن يكون المتقدم من سكان محافظة الإسكندرية (Alexandria-based) أو لديه استعداد تام للانتقال والإقامة بها.
• المهارات الشخصية: مهارات تواصل احترافية يومية مع العملاء، حس عالي بالمسؤولية والمبادرة (Ownership)، مهارات تنظيم ومتابعة (Follow-through)، والقدرة على العمل بمرونة وتنسيق متبادل (Cross-functional mindset) مع باقي الأقسام.

التحليل الفني: لماذا تُعد بوليصة الشحن (B/L) والمانيفيست أخطر مستندات التجارة الدولية؟

العمل كمسؤول توثيق في خط ملاحي (Shipping Line) لا يحتمل أي خطأ إملائي أو رقمي. “بوليصة الشحن” (Bill of Lading – B/L) ليست مجرد ورقة؛ بل هي (سند ملكية، وعقد نقل، وإيصال استلام) في نفس الوقت. أي خطأ في مسودة البوليصة أو وزن الحاوية قد يؤدي إلى غرامات جمركية باهظة أو تعطل تخليص البضاعة في ميناء الوصول. كذلك إدارتك لتقديم “المانيفيست” الجمركي تتطلب دقة متناهية لضمان تطابق بيانات الشحنات مع نافذة الجمارك المصرية لتجنب أي تعطيل للإفراج عن الحاويات في ساحات الميناء. دمجك بين الدقة المستندية وخدمة العملاء سيجعلك كادراً لوجستياً لا غنى عنه.

نصيحة ذهبية من Egyincs لاجتياز مقابلة (Documentation Executive – Shipping)

في مقابلة العمل بالخطوط الملاحية، سيتم اختبار تركيزك وفهمك للدورة المستندية. إذا سُئلت: “ماذا تفعل إذا أرسلت مسودة بوليصة شحن (B/L Draft) لعميل واكتشف خطأ في وصف البضاعة بعد تأكيد وإغلاق المانيفيست؟” إجابتك الاحترافية يجب أن تكون: “سأقوم فوراً بإبلاغ الإدارة لعمل طلب تعديل مانيفيست (Manifest Amendment) في الجمارك، وأتواصل مع العميل بشفافية لتوضيح الإجراءات، الوقت المتوقع، ورسوم التعديل المترتبة على ذلك. ولن أقوم بإصدار وطباعة بوليصة الشحن الأصلية (Final Original) إلا بعد التأكد من الموافقة على التعديل الجمركي بنسبة 100% لتجنب تعريض شحنة العميل للحجز في ميناء الوجهة”.

الأسئلة الشائعة حول وظيفة التوثيق الملاحي في الإسكندرية (FAQ)

1. ما هو مصطلح (BCOs) المذكور في وصف الوظيفة؟
مصطلح (Beneficial Cargo Owner) أو BCO يُقصد به المالك الأصلي والمستفيد الفعلي من البضاعة المشحونة (المستورد أو المصدر المباشر). وتفضل الخطوط الملاحية الكبرى التعامل المباشر مع الـ BCOs لتقديم أسعار وخدمات مخصصة، ودورك هو تتبع شحناتهم وتلبية استفساراتهم باحترافية.

2. هل يمكنني التقديم إذا كانت خبرتي (سنتين) في شركة شحن محلي وليس خط ملاحي؟
الإعلان اشترط بوضوح الخبرة في (Shipping Lines)، أي الخطوط الملاحية المالكة أو المشغلة للسفن (مثل ميرسك، MSC، كوسكو، إلخ)، لأن دورتهم المستندية وتعاملهم المباشر مع الموانئ يختلف وأكثر تعقيداً من وكلاء الشحن العاديين (Freight Forwarders). ومع ذلك، إذا كانت خبرتك كـ Forwarder تشمل إصدار بوالص الشحن وأذون التسليم باحترافية، فلا تتردد في التقديم.

3. هل اللغة الإنجليزية مطلوبة بشكل صريح في هذا الدور؟
رغم عدم ذكرها كنقطة منفصلة في الإعلان، إلا أن اللغة الإنجليزية أمر (حتمي ومفروغ منه) في قطاع التوثيق الملاحي. كافة الأنظمة، المراسلات مع الموانئ الأجنبية، بيانات البوالص (B/L)، والمانيفيست تُكتب باللغة الإنجليزية بالكامل، لذا يجب أن تكون إجادتك لها ممتازة.