وظيفة مسؤول مشتريات وإدارة في شركة ترانسمار مصر Transmar Egypt Procurement & Admin Executive Job
310 أيام متبقية للتقديم
قدم الآنوظيفة مسؤول مشتريات وإدارة في شركة ترانسمار مصر Transmar Egypt Procurement & Admin Executive Job
310 أيام متبقية للتقديم
قدم الآنتفاصيل الفرصة
-
تاريخ النشر
1 فبراير، 2026
-
المكان
القاهرة
-
الراتب
الراتب قابل للتفاوض
-
المستوي الوظيفي
مبتدئ الخبرة متوسط الخبرة
-
المؤهل
بكالوريوس/ليسانس
-
الخبرة
1 - 2 سنة 3 - 4 سنة 5 - 7 سنة
-
النوع
انثي ذكر
الوصف
مسؤول عن إدارة العمليات الإدارية واللوجستية والمدفوعات، بالإضافة إلى جمع وتحديث عروض الأسعار من الموردين.
المسمى الوظيفي:
الإدارة واللوجستيات
- إدارة ومتابعة سير مهام المندوبين/السائقين/أوامر العمل/جداول وتوقيتات طلبات العمل
- إدارة السيارات ومسارات الأسطول ومتطلبات العمل اللازمة
- تقديم الدعم للشركات التابعة من خلال الخدمات المطلوبة وتحديث التطبيق
- التعامل مع طلبات وتحديثات وجداول السائقين والمراسلين المنتظمين للموظفين
- اتباع الإجراءات الإدارية بما في ذلك إصدار الفواتير، وتسجيل الطلبات، والمدفوعات، ومعالجة المصروفات، والوثائق ذات الصلة بالقسم.
- يستجيب لاستفسارات القسم وطلبات الشركات التابعة
- استلام طلبات الإدارة من مكتب مساعدة الإدارة والرد على الاستفسارات بدقة وفي الوقت المناسب
- تحديث إجراءات التشغيل القياسية للقسم
- تنسيق جداول إجازات السائقين والمراسلين وبدائلها
- القيام بالمهام الإدارية للقسم لتلبية احتياجات جميع الموظفين.
- الاهتمام بمشتريات الموظفين وطلباتهم المتعلقة بالاحتياجات والتموين/ العلاقات العامة/ الزيارات/ الفعاليات/ القمم والمؤتمرات
- القيام بالأعمال اللوجستية والإدارية لجميع الفعاليات والترتيبات والمدفوعات ذات الصلة.
- احصل على عروض أسعار لعينات الهدايا السنوية/ عروض الأسعار وأنشئ أوامر شراء
- تابع استلام المنتجات وأضفها إلى سجل المخزون وتطبيق إدارة المخزون
- تقرير عن الكميات المُسلّمة من المخزون
- مراقبة مستويات مخزون الأدوات المكتبية في جميع مواقع الشركة والتعامل مع عملية إعادة التعبئة.
- إدارة وتخطيط الطلبات والتوزيعات السنوية للهدايا الترويجية/ الكعك/ المكسرات/ الزهور، إلخ، وأي طلبات خاصة وإعدادات.
- المضي قدماً في دفعات مشروع المسؤولية الاجتماعية للشركات والمسائل ذات الصلة
- تخطيط وطلب وتوزيع الأدوات المكتبية للشركة وفقًا للميزانية والمتطلبات الخاصة بكل شركة وقسم وفرع
- تأجير الحافلات والسيارات حسب الطلب
ترتيبات السفر
- احجز تذاكر الطيران للتاريخ المطلوب بأسعار تنافسية
- التعامل مع ترتيبات ومتطلبات السفر المحلية والدولية وفقًا لسياسة السفر.
- مراجعة وتسجيل وتحديث صلاحية جواز السفر وحالة التأشيرة
- قم بتحديث بدلات الإقامة ونفقات السفر وفقًا لذلك، وقم بإعداد المدفوعات.
- متابعة وكالات السفر والموظفين وشركات الطيران المعنية عند الحاجة، وخاصة أثناء حدوث مشاكل، لضمان أن جميع ترتيبات السفر تتماشى مع الخطة المحددة مسبقًا.
- تقديم مستندات التأشيرة ومتابعة إصدارها ومعالجتها
- إبلاغكم بآخر مستجدات السفر المتعلقة بكوفيد-19 / فحص PCR / تأمين السفر
شراء
- إصدار طلبات الشراء والإجراءات التالية
- قم بتحديث طلبات عروض الأسعار بشكل متكرر
- البحث عن موردين للاختيار والتصفية
- التفاوض مع الموردين للحصول على أسعار تنافسية.
- إصدار أوامر الشراء ومراجعة المخرجات بناءً على أوامر الشراء المعتمدة
- قم بتزويد القسم المعني بالعينات وفقًا لطلباتهم.
- تأكيد تسليم المواصفات المطلوبة من قبل القسم المعني إلى الموردين
- تحديث قاعدة بيانات موردي القسم والتعامل مع إصدار وتجديد عقود الموردين
- قم بتحديث سجلات تقييم الموردين شهريًا وفي طلبات الموردين.
- مطابقة اتفاقية مستوى الخدمة لجميع المنتجات المشتراة
إعداد التقارير
- تقرير الجرد
- تقرير توزيع الهدايا
- تقرير تقييم الموردين
- تقرير أمر العمل
متطلبات الوظيفة
- خبرة إجمالية ذات صلة تتراوح من سنة إلى خمس سنوات
- القدرة على إنشاء قواعد البيانات وجداول البيانات وتنظيمها – القدرة على استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد/ إكسل/ باوربوينت) بكفاءة – معرفة جيدة بالتعامل مع الموردين المحليين والدوليين. معرفة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ميزة إضافية.
- درجة البكالوريوس أو ما يعادلها
- معرفة ببرامج مايكروسوفت أوفيس، مع التركيز بشكل خاص على برنامج مايكروسوفت إكسل.
- إتقان ممتاز للغة الإنجليزية (شفهياً وكتابياً)
Responsible for handling the Administration and Logistics operations and payments along with collecting and updating quotations from suppliers
Job Description:
Admin & Logistics
- Manage & follow up on messengers/ drivers’ missions progress / Work orders / Work Application schedules and timing
- Manage cars & fleet routes and requirements for business needed
- Support subsidiaries with service needed and update the application
- Handle staff regular drivers & messengers requests, updates, schedules
- Follow administration processes including invoicing, orders recording, payments & expenses handling and related documentation for the department.
- Responds to department inquiries and requests from subsidiaries
- Receive Admin requests from admin help desk and respond to queries accurately & timely
- Update department SOPs
- Coordinate drivers and messengers’ vacations schedules and alternatives
- Carry out the administrative duties of the department to fulfil the needs of all employees.
- Attend to staff purchases and orders for needs & catering/ PR /Visits/ Events/ Summits & conferences
- Carry logistics & administrative work for all events and related arrangements & payments
- Get quotations for the annual give away samples/ quotations and create POs
- Follow up on receiving products and add them to the inventory log and Inventory Application
- Report delivered quantities from the inventory
- Monitor stationary stock levels in all company sites and handle replenishment
- Manage and plan the annual orders & distribution for the giveaways/ cookies/ Nuts/ flowers etc any special order and setup
- Proceed with the CSR project payments and related issues
- Plan, order and distribute the company Stationary items according to budget and requirements per company, department & branch
- Rental of buses & Cars according to requests
Travel Arrangements
- Book flights ticket for the requested date with competitive price rates
- Handle local & International travel arrangements and requirements according to travel policy
- Review, record and update Passport validity and visa status
- Update perdiem and travel expenses accordingly and prepare payments
- Follow up on travel agencies, employees & concerned airlines when needed, especially during problems, to ensure that all travel arrangements are up to the prescheduled plan
- Submit visa documents and follow up issuance and process
- Communicate covid-19 travel updates/ PCR/ Travel insurance
Purchasing
- Issue purchase requests and the following procedures
- Frequently update RFQ
- sourcing for suppliers to select & filter
- Negotiate with suppliers to achieve the most competitive price rates
- Issue POs and review deliverables based on the approved POs
- Provide samples to the department concerned according to their requests
- Confirm delivery of specs required by concerned dept. to suppliers
- Update department supplier’s database and handle suppliers contract issuance and renewal
- Update the supplier’s evaluation records monthly and on suppliers’ application
- Match SLA for all purchased items
Reporting
- Inventory Report
- Giveaways distribution Report
- Suppliers’ evaluation report
- Work order report
Job Requirements
- 1-5 years of total relevant experience
- Ability to set up and organize databases and Spreadsheets – Ability to efficiently use MS Office (Word/ Excel/ PowerPoint) – Good knowledge of dealing with Local and international vendors. Knowledge of ERP Systems is a plus.
- Bachelor’s degree or equivalent
- Knowledge of MS Office, with a particular focus on MS Excel
- Excellent command of English (Spoken & Written)
