نبذة عن شركة يونيليفر

مع استخدام 3.4 مليار شخص في أكثر من 190 دولة لمنتجاتنا يوميًا، تُعدّ يونيليفر شركةً تُحدث أثرًا حقيقيًا في العالم. انضم إلينا للعمل على علامات تجارية محبوبة، وساهم في تحسين حياة عملائنا والمجتمعات المحيطة بنا. هدفنا الأساسي هو جعل الحياة المستدامة نمطًا سائدًا، ونؤمن بأنّ ممارسة الأعمال بالطريقة الصحيحة تُحقق أداءً متميزًا. يُمثّل موظفونا جوهر عملنا، فنحن نؤمن بأنّ عملهم بإخلاص وتفانٍ سيُساهم في بناء شركة أفضل وعالم أفضل.

في يونيليفر، ستكون مسيرتك المهنية رحلةً فريدةً من نوعها، ترتكز على بيئة عمل شاملة وتعاونية ومرنة. لا نؤمن بالحلول الجاهزة، بل سنُزوّدك بالأدوات اللازمة لرسم مستقبلك بنفسك.

الغرض من الوظيفة

يونيليفر هي المكان الأمثل لتحقيق أهدافك من خلال عملك، والمساهمة في بناء أعمال أفضل وعالم أفضل. إذا كنت مسؤولاً عن حفظ سجلات الموظفين وإعداد جميع الوثائق اللازمة طوال دورة حياة الموظف (JML)، مع بناء علاقات متينة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لضمان الأداء التشغيلي الأمثل في جميع أنحاء المنطقة، وتلتزم التزامًا تامًا ببنود الخدمة المتفق عليها واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، وتحت الإشراف المباشر لقائد الفريق، فهذه الوظيفة مناسبة لك تمامًا!

ما هي مسؤولياتك الرئيسية؟

بصفتك أخصائي عمليات الموارد البشرية، يشمل دورك إدارة جوانب مختلفة من رحلة الموظف داخل المؤسسة. فيما يلي المسؤوليات الرئيسية:
إدارة الخدمات:
• الإشراف الفعال على تذاكر الدعم المتعلقة بالموارد البشرية وحلها، مع إعطاء الأولوية لتقديم خدمة فعالة ودقيقة.
• التحقق من صحة الموافقات.
• مطابقة المستندات مع الطلب.
• ضمان تحقيق أهداف اتفاقية مستوى الخدمة (SLA).
• متابعة التذاكر المعلقة
. • تحقيق أهداف رضا العملاء (C-SAT)
. • حل التذاكر وفقًا لمعايير الجودة المناسبة
. • إدارة تصعيد الحوادث
. • ضمان حل تذاكر دعم تكنولوجيا المعلومات.
إدارة سجلات الموظفين:
• الحفاظ على سجلات الموظفين وتحديثها طوال دورة حياة الموظف، مع حل مشكلات النظام مع الجهات المعنية.
• إجراء عمليات تحقق شهرية قبل الإغلاق الشهري، لضمان جودة البيانات عبر الأنظمة المرتبطة، لضمان انعكاسها بشكل صحيح ومنع المدفوعات الخاطئة.
• تنسيق العودة إلى العمل من خلال ضمان تحديد تاريخ العودة الفعلي إلى العمل في أول يوم عمل بعد فترة الإجازة.
• ملء نماذج التحميل الجماعي والتحقق من صحتها بتفاصيل الموظفين اللازمة لطلبات البيانات الجماعية.
إدارة خطة المكافآت:
• الحفاظ على خطط مكافآت دقيقة لعملية مراجعة الرواتب السنوية (APR).
• التعاون مع فرق الموارد البشرية لضمان التوافق.
إعداد التقارير والتدقيق:
• إعداد التقارير لأصحاب المصلحة بناءً على متطلباتهم.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير بيانات نظام الموارد البشرية.
التفاعل مع أصحاب المصلحة:
• التواصل مع كبار أصحاب المصلحة لمعالجة المسائل المتعلقة بالموارد البشرية.
• إخطار أصحاب المصلحة المعنيين بالتغييرات والتحركات الشهرية
. • تعزيز العلاقات الإيجابية والتواصل الفعال.
تبسيط العمليات ودقة البيانات:
• بناء ومشاركة المعرفة في مجال الخبرة من خلال مواكبة التحديثات والتغييرات الداخلية والخارجية باستمرار.
• قيادة تبسيط العمليات ضمن عمليات الموارد البشرية.
• تعزيز اتخاذ القرارات القائمة على البيانات من خلال ضمان إدارة دقيقة لبيانات الموارد البشرية.
التعامل مع المستندات والامتثال:
• إدارة عملية JML، بما في ذلك إنشاء العقود والترقيات وخطابات زيادة الرواتب.
• التعامل مع المستندات بشكل آمن والامتثال لمتطلبات أمن البيانات (GDPR).
• التحقق من صحة تأشيرات العمل ووثائق حق العمل (RTW) أثناء تنقلات الموظفين العالمية.
تدقيق الدقة والامتثال:
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة للحفاظ على دقة البيانات والامتثال داخل فريق الموارد البشرية.
إدارة الموردين:
• إنشاء أوامر شراء لخدمات الطرف الثالث وقبول إشعارات استلام السلع والخدمات.
إدارة المزايا:
• ضمان معالجة المعاملات بدقة وفي الوقت المناسب عبر مختلف المنصات المحلية.
باختصار، دورك كأخصائي عمليات الموارد البشرية محوري في ضمان سلاسة عمليات الموارد البشرية، ودعم الموظفين، والحفاظ على سجلات دقيقة عبر الأنظمة.

ما تحتاجه للنجاح:

الخبرات والمؤهلات

• شهادة بكالوريوس في الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة في إدارة الأعمال من جامعة أو كلية معتمدة.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• مهارات ممتازة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
• القدرة على التكيف مع تغيرات السوق.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكعضو فعال
في فريق.
اهتمام حقيقي بالتقنيات والأدوات الجديدة.
• القدرة على التواصل بفعالية كتابيًا وشفهيًا، وتقديم خدمة عملاء عالية الجودة باستمرار وبأسلوب احترافي.
• القدرة على تحديد الأولويات بفعالية بين المهام ذات المواعيد النهائية المختلفة ومستويات التعقيد
المتفاوتة.

• القدرة على العمل باحترافية واستباقية مع قاعدة عملاء عن بُعد. معرفة برنامج Workday ميزة إضافية.

المهارات

: • عقلية هادفة.
• مهارات في التعامل مع البيانات والتكنولوجيا.
• مهارات التواصل وإدارة أصحاب المصلحة
. • الالتزام بالمتطلبات القانونية والامتثال
. • مهارات حل المشكلات وتحسين العمليات
. • التعاطف والتركيز على الموظفين.
• دقة في التفاصيل ومهارات تحليلية.

JOB PURPOSE

Unilever is the place where you can bring your purpose to life with the work that you do – creating a better business and a better world. If you are Responsible for maintaining employee records and creating all documents throughout the entire employee life cycle (JML), while developing solid relationships with key stakeholders to maintain operational performance across region. Responsibilities are carried out in strict adherence to the agreed service catalog and SLAs, under the direct supervision of the team leader., then this role is just for you!

WHAT WILL YOUR MAIN RESPONSIBILITIES BE:

As a People Operations Specialist, your role involves managing various aspects of an employee’s journey within the organization. Here are the key responsibilities:
Service Management:
· Actively oversee and resolve HR-related tickets, prioritizing efficient and accurate service delivery
· Validate proper approvals
· Verify documents versus request
· Ensure meeting SLA target
· Follow up on suspended tickets
· Meeting C-SAT targets
· Resolve tickets with proper quality standards
· Manage incident escalations
· Ensure IT support tickets
Employee Records Management:
· Maintain and update employee records throughout the employee lifecycle while resolving system issues with relevant stakeholders
· Conduct monthly validations before monthly closing, ensuring data quality across linked systems.to ensure correct reflection and prevent erroneous payments
· Return to Work Coordination by ensuring the actual return to work date is set for the first working day following the leave period
· Fill and validate mass upload templates with necessary employee details for mass data requests
Bonus Plan Administration:
· Maintain precise bonus plans for the Annual Pay Review (APR) process.
· Collaborate with HR teams to ensure alignment.
Reporting and Audits:
· Generate reports for stakeholders based on their requirements.
· Support internal and external audits by providing HR system data.
Stakeholder Interaction:
· Engage with senior stakeholders to address HR-related matters.
· Notify relevant stakeholders with each month’s moves & changes
· Foster positive relationships and effective communication.
Process Simplification and Data Accuracy:
· Build and share knowledge of area of expertise by continuously keeping up to date with internal and external updates and changes
· Drive process simplification within HR operations.
· Promote data-based decision-making by ensuring accurate HR data management.
Document Handling and Compliance:
· Manage the JML process, including creating contracts, promotions, and salary increase letters.
· Securely handle documentation and comply with data security (GDPR) requirements.
· Validate visa and Right to Work (RTW) documents during global employee moves.
Accuracy and Compliance Audits:
· Conduct regular audits to maintain data accuracy and compliance within the HR team.
Vendor Management:
· Create Purchase Orders for 3rd party services & accept triggers for receiving goods and services.
Benefits Administration:
· Ensure accurate and timely transaction processing across various local platforms
In summary, your role as a People Operation Specialist is pivotal in ensuring smooth HR operations, supporting employees, and maintaining accurate records across systems.

WHAT YOU NEED TO SUCCEED

Experiences & Qualifications

• · Bachelor’s degree in human resources or related Business degree from an accredited university or college
• · English Fluency
• · Very good Microsoft Office skills
• · Ability to adapt to changing markets
• · Ability to work independently as well as a collaborative team player
• · Genuine interest in new technologies and tool
• · Ability to communicate effectively through written and verbal communication and consistently deliver high-quality customer service in a professional manner
• · Demonstrated effectiveness to prioritize between tasks with different deadlines, complexity
• · Ability to work professionally & proactively with a remote client base Workday knowledge is a plus

Skills

• · Purpose-Driven Mindset
• · Data Literacy and Technology Skills
• · Communication and Stakeholder Management
• · Attention to Compliance and Legal Requirements
• · Problem-Solving and Process Improvement
• · Empathy and Employee-Centric Approach
• · Attention to details & analytical Skills