1. الصيانة والتنظيف:

• إجراء جولات يومية في الطوابق لتحديد وتسجيل مشاكل الصيانة (الأثاث، السباكة، الكهرباء).
• التنسيق مع الفنيين والمقاولين لضمان إتمام جميع الإصلاحات بأقل قدر من التعطيل.
• الإشراف على فريق التدبير المنزلي للحفاظ على معايير عالية من النظافة في جميع أماكن العمل والمطابخ ودورات المياه.

2. الأمن والسلامة:

• المساعدة في مراقبة أنظمة كاميرات المراقبة التلفزيونية المغلقة وتنفيذ بروتوكولات أمن المكاتب.
• الاحتفاظ بسجل “المفقودات والمعثورات” الخاص بالمكتب وإدارة بطاقات دخول الموظفين.
• التأكد من استيفاء جميع لوائح الصحة والسلامة، وإجراء فحص دوري لمعدات السلامة من الحرائق.

3. الخدمات اللوجستية وإدارة الفعاليات:

• الإشراف على تجهيز غرف الاجتماعات وأماكن الفعاليات للتجمعات المؤسسية واسعة النطاق.
• إدارة لوازم البوفيه، وتوصيلات خدمات الطعام، ومخزون المؤن.
• تنسيق الفعاليات الداخلية للشركة، وضمان تلبية جميع الاحتياجات اللوجستية في الوقت المحدد.

4. إدارة السفر:

• إدارة جميع حجوزات سفر الموظفين والمديرين التنفيذيين، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل البري (أوبر).
• تسوية نفقات السفر وضمان الامتثال لسياسات السفر الخاصة بالشركة.

5. تجهيز المكاتب ونقلها (مشروع خاص)

• تقديم الدعم لمدير المرافق في عملية اختيار موقع المكتب الجديد وتجهيزه.
• العمل كنقطة اتصال للمقاولين خلال مرحلة البناء/التصميم.
• المساعدة في النقل المادي للأصول والموظفين إلى الموقع الجديد لضمان انتقال سلس.

1. Maintenance & Housekeeping:

• Conduct daily floor walks to identify and log maintenance issues (furniture, plumbing, electrical).
• Coordinate with technicians and contractors to ensure all repairs are completed with minimal disruption.
• Supervise the housekeeping team to maintain high standards of cleanliness in all workspaces, kitchens, and restrooms.

2. Security & Safety:

• Assist in monitoring CCTV systems and implementing office security protocols.
• Maintain the office “Lost & Found” log and manage employee access cards.
• Ensure all health and safety regulations are met and fire safety equipment is regularly inspected.

3. Logistics & Event Management:

• Oversee the setup of meeting rooms and event spaces for large-scale corporate gatherings.
• Manage buffet supplies, catering deliveries, and pantry inventory.
• Coordinate internal company events, ensuring all logistical needs are met on time.

4. Travel Management:

• Handle all employee and executive travel bookings, including flights, hotels, and ground transportation (Uber).
• Reconcile travel expenses and ensure compliance with company travel policies.

5. Office Fit-out & Relocation (Special Project)

• Support the Facilities Manager in the new office site selection and fit-out process.
• Act as a point of contact for contractors during the construction/design phase.
• Assist in the physical transfer of assets and employees to the new location to ensure a smooth transition.