1) تقدير عدد الطلاب لكل فصل دراسي كخطوة أولية في إعداد الجدول الدراسي وتخطيط الكادر التدريسي.

2) تقديم تقدير كامل لعدد المساعدين التدريسيين المطلوبين لكل كلية ولكل قسم بناءً على المجموعات المجدولة فعليًا.

3) المشاركة الفعّالة في إعداد الجداول الدراسية (الشتاء، الربيع، والصيف).

4) إنشاء المجموعات في النظام وربطها بإعدادات التقويم الصحيحة (مما يؤثر على إنشاء جلسات الحضور وتواريخها).

5) تحديد الجدول المُعدّل والمعتمد في النظام. تتضمن هذه الخطوة حوالي 50,000 إدخال لكل فصل دراسي.

6) مراجعة الجداول المُحددة (التأكد من عدم وجود جلسات مكررة أو مفقودة، والتأكد من صحة تعريف الساعات وإعدادات التقويم وحالة الحضور للمجموعات).

7) توزيع الطلاب على المجموعات المجدولة. بما أن هذا التوزيع يجب أن يراعي سعة المجموعات، وتوزيع مجموعات المحاضرات بشكل متوازن، والاختلافات في مستويات اللغة،

8) توزيع طلاب الهندسة في السنوات النهائية على مجموعات المواد الاختيارية المختارة مع مراعاة سعة المجموعات والاختلافات في المواد الاختيارية الحالية وتعارضها مع المواد الأساسية.

9) المشاركة الفعالة في وضع جداول الامتحانات مع مراعاة ملاحظات الطلاب وأعضاء هيئة التدريس على الجدول.

10) تخطيط الموارد اللازمة لإجراء الامتحانات. نظرًا لوجود تقويمين دراسيين مختلفين، تُجدول امتحانات بعض الطلاب دائمًا بالتزامن مع تدريس طلاب آخرين. يجب ألا تتعارض الموارد المستخدمة في الامتحانات مع التدريس المتزامن.

11) تخطيط الموارد للأحداث الرئيسية، مثل إقامة عشاء عيد الميلاد في قاعات الامتحانات خلال الامتحانات النهائية للطلاب المسجلين في الفصل الدراسي الشتوي، أو تنظيم معرض التوظيف خلال الفصل الدراسي الربيعي. وكذلك جدولة جلسات تعريفية للطلاب الجدد خلال أسابيع تدريس الطلاب المسجلين.

12) إعداد جداول الاختبارات القصيرة لأعضاء هيئة التدريس المعنيين مع الاستخدام الأمثل لموارد الامتحانات. نظرًا لاستخدامنا تقويمين مختلفين، ستُجرى اختبارات بعض الطلاب بالتزامن مع امتحانات منتصف الفصل الدراسي أو الامتحانات النهائية لطلاب آخرين. ويُعدّ تخطيط الموارد لإجراء جميع الامتحانات المطلوبة باستخدام موارد الامتحانات المتاحة مهمةً أساسيةً لأخصائي الجدولة.

1. درجة البكالوريوس في أي مجال ذي صلة.

2. يُفضّل خبرة من 0 إلى 3 سنوات في الموارد البشرية أو الخدمات المهنية أو التسويق.

المعرفة والمهارات والقدرات:

1. مستوى عالٍ من المهارات الشخصية والتنظيمية ضروري. مهارات تنظيمية وتخطيطية مثبتة.

2. قدرات رياضية وإحصائية ممتازة.

3. القدرة على العمل بهدوء تحت الضغط والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.

4. القدرة على تحديد أولويات العمل بشكل مستقل والتكيف مع الأولويات المتغيرة بسرعة.

5. الدقة والتنظيم.

6. إجادة مهارات التواصل الكتابي والشفهي، والقدرة على التواصل بلطف ولباقة.

7. القدرة على تحقيق الأهداف والالتزام بالجداول الزمنية أمر أساسي.

8. القدرة على دمج الموارد والسياسات والمعلومات لتحديد الإجراءات والحلول والنتائج الأخرى.

9. القدرة على العمل بفعالية مع مختلف المجموعات.

10. القدرة على تنظيم العمل بفعالية مع فهم سياسات وأنشطة المؤسسة.

11. معرفة شاملة بإدارة الجامعة الألمانية بالقاهرة وسياساتها وممارساتها وإجراءاتها.

12. القدرة على التواصل مع مختلف الشخصيات بأسلوب لبق ولطيف ومهني.