أهداف الدور:

يهدف هذا الدور إلى دعم وظيفة إدارة الموردين من خلال إدارة التنسيق التشغيلي اليومي مع موردي التعهيد، وضمان دقة حضور الموظفين، ومراقبة النقص، والحفاظ على سجلات محدثة للقوى العاملة. كما يهدف إلى ضمان سلاسة عمليات القوى العاملة في جميع المواقع المخصصة، مع دعم الامتثال وإعداد التقارير وتتبع الأداء.

الأدوار والمسؤوليات:

•       – إجراء متابعات يومية مع موردي التعهيد الخارجي فيما يتعلق بحضور القوى العاملة وعدد الموظفين.
•       – تتبع وتقديم تقارير عن النقص اليومي في القوى العاملة في جميع المواقع المخصصة.
•       – مراجعة وتدقيق سجلات الحضور قبل إغلاقها شهرياً.
•       – إعداد تقارير يومية وأسبوعية عن القوى العاملة والحضور.
•       – تنسيق عمليات استبدال العمال بناءً على المتطلبات والتعليمات التشغيلية.
•       – مراقبة التزام الموردين بالعدد المتفق عليه للموظفين والجداول الزمنية وخطط النشر.
•       – تسجيل الحوادث والمشاكل والتصعيدات لمراجعة الإدارة.
•       – دعم إعداد التقارير الشهرية لأداء وتقييم الموردين.
•       – صيانة وتحديث سجلات تتبع القوى العاملة وأوراق العمل التشغيلية المشتركة بشكل منتظم.
•       – التنسيق بشكل وثيق مع فرق العمليات لضمان توافر القوى العاملة واستمراريتها.

المؤهلات والمعارف والمهارات المطلوبة:

•      – المؤهلات التعليمية: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة العمليات أو مجال ذي صلة.
•     –  المهارات التنظيمية: قدرة قوية على إدارة مهام متعددة، وتحديد أولويات عبء العمل، والوفاء بالمواعيد النهائية التشغيلية.
•        – الاهتمام بالتفاصيل: مستوى عالٍ من الدقة في مراجعة بيانات الحضور والتقارير وسجلات القوى العاملة.
•        – الكفاءة التقنية: إجادة استخدام برنامج مايكروسوفت إكسل وجداول بيانات جوجل؛ القدرة على الاحتفاظ بسجلات التتبع والتقارير.
•       – المهارات الشخصية: مهارات تواصل وتنسيق قوية للعمل بفعالية مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين.
•         – خبرة من سنة إلى سنتين

Role Objectives:

To support the Vendor Management function by managing daily operational coordination with outsourcing vendors, ensuring manpower attendance accuracy, monitoring shortage, and maintaining updated workforce records. the role aims to ensure smooth manpower operations across all assigned sites while supporting compliance, reporting, and performance tracking.

Roles and Responsibilities:

•       – Conduct daily follow-ups with outsourcing vendors regarding manpower attendance and headcount.
•       – Track and report daily manpower shortages across all assigned locations.
•       – Review and validate attendance sheets prior to monthly locking.
•       – Prepare daily and weekly manpower and attendance reports.
•       – Coordinate worker replacements based on operational requirements and instructions.
•       – Monitor vendor compliance with agreed headcount, schedules, and deployment plans.
•       – Log incidents, issues, and escalations for management review.
•       – Support the preparation of monthly vendor performance and evaluation reports.
•       – Maintain and regularly update workforce trackers and shared operational sheets.
•       – Coordinate closely with operations teams to ensure manpower availability and continuity.

Required Education, Knowledge, and Skills:

•      – Educational Background: Bachelor’s degree in Business Administration, Operations Management, or a related field.
•     – Organizational Skills: Strong ability to manage multiple tasks, prioritize workload, and meet operational  deadlines.
•        – Attention to Detail: High level of accuracy in reviewing attendance data, reports, and workforce records.
•        – Technical Proficiency: Proficient in Microsoft Excel and Google Sheets; ability to maintain trackers and reports.
•       – Interpersonal Skills: Strong communication and coordination skills to work effectively with vendors and internal stakeholders.
•         – 1-2 Years of experience