الغرض من الوظيفة

يدعم مسؤول المشتريات المبتدئ تنفيذ أنشطة الشراء والتوريد من خلال التنسيق العملي وإدارة النظام والتنفيذ التشغيلي.

يركز هذا الدور على إدارة أوامر الشراء، ودعم علاقات الموردين، والحفاظ على دقة بيانات المشتريات، وضمان الامتثال للسياسات الداخلية لتمكين عمليات سلسلة التوريد الفعالة من حيث التكلفة.

هذا دور يركز على التنفيذ ويعمل تحت إشراف مدير المشتريات أو مدير أول.

عمليات الشراء

دعم التوريد والشراء

• إنشاء وإدارة عدد كبير من أوامر الشراء من البداية إلى النهاية باستخدام MS Dynamics، مع ضمان الدقة والمعالجة في الوقت المناسب.
• التواصل مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين لتنسيق عمليات الشراء وجداول التسليم والشروط التجارية.
• دعم أنشطة التوريد في أسواق الهدايا والسلع الاستهلاكية سريعة التداول المحلية والدولية.
• تنفيذ خطط الشراء بما يتماشى مع مؤشرات الأداء الرئيسية والميزانيات والأهداف التشغيلية.
• مراقبة مستويات المخزون ودعم أنشطة إعادة التموين لضمان توافر المنتج.

إدارة البيانات وإدارة النظام

• صيانة وتحديث سجلات المشتريات باستخدام برنامج مايكروسوفت إكسل وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• أدخل بيانات المشتريات وتحقق منها وقم بمطابقتها لضمان دقتها واتساقها.
• قم بإجراء فحوصات دورية لجودة البيانات وحل التناقضات بين الأنظمة.
• إعداد تقارير وجداول تتبع المشتريات القياسية لأصحاب المصلحة الداخليين.

التوثيق ودعم العمليات

• تنظيم وصيانة وثائق المشتريات والعقود وسجلات الموردين.
• دعم عمليات التدقيق الداخلي ومراجعات الامتثال من خلال حفظ السجلات بدقة.
• المساعدة في تطوير وتحسين عمليات تتبع وتوثيق المشتريات.
• المساهمة في مبادرات تحسين العمليات لتعزيز الكفاءة التشغيلية.

التعاون وتنسيق أصحاب المصلحة

• العمل عن كثب مع فرق المشتريات والمالية والمستودعات والعمليات لضمان التنفيذ السلس لأنشطة الشراء.
• التنسيق مع الجهات المعنية الداخلية لفهم متطلبات الشراء والجداول الزمنية.
• الحفاظ على التعامل المهني والسري مع معلومات المشتريات الحساسة.
• دعم المبادرات متعددة الوظائف المتعلقة بالتوريد وتخطيط المخزون.

الامتثال وإدارة المخاطر

• ضمان الالتزام بسياسات الشراء الداخلية والعقود والمعايير التنظيمية.
• دعم أنشطة تقييم الموردين ومراقبة أدائهم.
• المساعدة في تحديد وحل المشكلات والتأخيرات والمخاطر المتعلقة بالموردين.
• مراقبة أنماط الإنفاق، واستخدام العقود، واتجاهات الاستهلاك.

التواصل مع الموردين وإعداد التقارير

• حافظ على التواصل المنتظم مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد ومعايير الجودة.
• تقديم الدعم في المفاوضات والتنسيق مع الموردين تحت إشراف المدير.
• تقديم تحديثات منتظمة لمدير المشتريات حول حالة الطلبات، واتجاهات الأسعار، وأداء الموردين.
• إعداد التقارير والوثائق التشغيلية لعرضها على الإدارة للمراجعة.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في مجال المشتريات أو الشراء أو إدارة سلسلة التوريد.
• يفضل وجود خبرة في مجال الزهور أو الهدايا أو السلع الاستهلاكية سريعة التداول أو تجارة التجزئة.
• خبرة سابقة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (يفضل نظام مايكروسوفت داينامكس).
• إتقان متقدم لبرنامج مايكروسوفت إكسل وبرنامج مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات تحليلية وتنظيمية وإدارة بيانات قوية.
• يتمتع بقدرات ممتازة في التواصل والتنسيق وحل المشكلات.
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى ومتعددة الوظائف.

حول فلوارد

تُعدّ فلوارد الشركة الرائدة في مجال بيع الزهور والهدايا عبر الإنترنت في الشرق الأوسط والمملكة المتحدة. تأسست الشركة عام 2017، ووسّعت عملياتها لتشمل تسع دول خلال خمس سنوات.

نحن ملتزمون بخلق تجارب إهداء سلسة ومبتكرة من خلال الحصول على الزهور يوميًا من مزارعين ملتزمين بأخلاقيات المهنة والشراكة مع العلامات التجارية المحلية والدولية الرائدة.

تعمل شركة Floward في 37 مدينة في جميع أنحاء منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا ولندن بالمملكة المتحدة، وتضمن التوصيل في نفس اليوم من خلال أسطولها المبرد الخاص لضمان النضارة والجودة.

The Jr. Procurement Officer supports the execution of procurement and sourcing activities through hands-on coordination, system administration, and operational delivery.

The role focuses on managing purchase orders, supporting supplier relationships, maintaining accurate procurement data, and ensuring compliance with internal policies to enable efficient and cost-effective supply chain operations.

This is an execution-focused role operating under the guidance of a Procurement Manager or Senior Manager.

Procurement Operations

Sourcing & Purchasing Support

• Create and manage a high volume of purchase orders end-to-end using MS Dynamics, ensuring accuracy and timely processing.
• Liaise with suppliers and internal stakeholders to coordinate purchases, delivery schedules, and commercial terms.
• Support sourcing activities across local and international gifting and FMCG markets.
• Execute procurement plans in line with KPIs, budgets, and operational targets.
• Monitor stock levels and support replenishment activities to ensure product availability.

Data Management & System Administration

• Maintain and update procurement records using MS Excel and ERP systems.
• Enter, verify, and reconcile procurement data to ensure accuracy and consistency.
• Conduct regular data quality checks and resolve discrepancies across systems.
• Prepare standard procurement reports and trackers for internal stakeholders.

Documentation & Process Support

• Organize and maintain procurement documentation, contracts, and supplier records.
• Support internal audits and compliance reviews through accurate record-keeping.
• Assist in developing and improving procurement tracking and documentation processes.
• Contribute to process optimization initiatives to enhance operational efficiency.

Collaboration & Stakeholder Coordination

• Work closely with procurement, finance, warehouse, and operations teams to ensure smooth execution of purchasing activities.
• Coordinate with internal stakeholders to understand procurement requirements and timelines.
• Maintain professional and confidential handling of sensitive procurement information.
• Support cross-functional initiatives related to sourcing and inventory planning.

Compliance & Risk Management

• Ensure adherence to internal procurement policies, contracts, and regulatory standards.
• Support supplier evaluation and performance monitoring activities.
• Assist in identifying and resolving supplier-related issues, delays, and risks.
• Monitor spending patterns, contract utilization, and consumption trends.

Supplier Communication & Reporting

• Maintain regular communication with suppliers to ensure timely delivery and quality standards.
• Support negotiations and vendor coordination under manager guidance.
• Provide regular updates to the Procurement Manager on order status, pricing trends, and supplier performance.
• Prepare operational reports and documentation for management review.

Qualifications & Experience

• Bachelor’s degree in Supply Chain Management, Business Administration, or a related field.
• 1–3 years of experience in procurement, purchasing, or supply chain roles.
• Experience in flowers, gifts, FMCG, or retail industries is preferred.
• Prior exposure to ERP systems (MS Dynamics preferred).
• Advanced proficiency in MS Excel and MS Office.
• Strong analytical, organizational, and data management skills.
• Excellent communication, coordination, and problem-solving abilities.
• Ability to work in a fast-paced, cross-functional environment.

About Floward

Floward is the leading online flowers and gifting company in the Middle East and the UK. Founded in 2017, the company has expanded its operations to nine countries within five years.

We are committed to creating seamless and innovative gifting experiences by sourcing flowers daily from ethical growers and partnering with leading local and international brands.

Operating in 37 cities across the MENA region and London, UK, Floward guarantees same-day delivery through its own refrigerated fleet to ensure freshness and quality.